Передвижные стеллажи. Особенности мобильных металлоконструкций

Законодательством предусмотрено не только правильное ведение документации, но и подготовительные работы к передачи в архивы на последующее хранение и на утилизацию.

В архивных работах есть свои плюсы для каждой компании. Это и освобождение места на полках, и избавление от ненужных документов, обеспечение быстрого и удобного доступа к любому документу.Если документы хранят в офисном архиве, то, прежде всего, следует позаботиться о помещении которое обязано соответствовать всем установленным требованиям. Также вас могут заинтересовать стеллажи мобильные, подробнее на сайте по ссылке tt-info.ru.

Как оборудуется помещение архива?

Прежде всего, необходимо соблюдать правила архивного хранения документов, а именно необходимо позаботиться о самом помещении. Это может быть как отдельно построенное здание, так и выделенная площадь внутри офиса, которая изолирована от посторонних. Окна обязательно защищают решеткой, а на двери устанавливают замок. Внутри архивохранилища необходимо установить системы безопасности типа камер наблюдения, датчиков движения. Еще в нем должны быть терморегулирующие приборы и система регулировки влажности воздуха. Стеллажи для документов следует так же располагать исходя из требований. Но в настоящее время в связи с совершенствованием технологий, в архивах стали все больше использовать передвижные стеллажи. И это еще далеко не все требования к архивохранилищу.

Конечно же, если хранить документацию внеофиса, то не нужно оборудовать архивохранилище, не нужно тратить на это такие большие суммы. Внеофисное хранение экономит бюджет компании, время сотрудникам, которое они всегда могут использовать по прямому назначению, выполняя свои обязанности.

Какие еще преимущества внеофисного хранения документации компаний?

Помимо различных экономий, компании вместе с документами перелагает всю ответственность по хранению бумаг на архивное учреждение, где данные бумаги хранятся. Сотрудниками архива проводятся различные мероприятия по ведению архива. Ими осуществляются выделительные работы для определения таких видов бумаг, у которых истекли сроки сохранности. Однако, это проводиться исключительно по пожеланию компании-клиента. Поэтому, если бумаги идут на внеофисное хранение, то обязательно следует оговорить, какие именно услуги будут оказываться архивистами по ведению бумаг.

После поступления документов на внеофисное хранение, они в обязательном порядке проходят регистрацию каждого листа документа в базах данных архива. Это необходимо выполнять для того, чтобы с легкостью можно было бы обратиться за бумагой и получить ее в самые короткие сроки наиболее удобным способом для клиента. Это может быть курьерская доставка, отправка документа по средствам электронной почты, можно так же поработать с документацией в архиве, в специально оборудованной комнате.

Вся документация, у которой истекли сроки сохранности, отбираются сотрудниками внеофисного хранения и направляются на ликвидацию, предварительно составя акт и заверя его руководителем компании, чьи бумаги сортировались.