Как наладить работу архива на предприятии

Для того, чтобы дела в компании или на предприятии шли успешно, очень важно поддерживать в порядке бумаги. Иначе рано или поздно наступит хаос, когда нет никакой возможности найти нужный документ, из-за этого срываются сроки и снижается качество работы.

Естественно, у руководителей возникает вопрос, как наладить работу архива. Самое разумное решение – обратиться за помощью к профессионалам, которые за несколько дней или (в особенно сложных случаях или на крупных предприятиях) недель полностью отладят работу архива, научат пользоваться им и помогут разобраться в бумагах.

Если же по какой-то причине вы пока не готовы к этому, можно начать работу самостоятельно.

Подготовка

Перед тем, как приступить к разбору документов, нужно основательно подготовиться. Во-первых, изучить законодательство, разобраться, какие бумаги нужно хранить, а какие – нет. Кроме того, стоит изучить, как проходит архивная обработка дел, например, на этой странице: http://pga-spb.ru/arhivnaya_obrabotka_dokumentov.

Параллельно необходимо начать готовить помещение. В офисах сложно создать идеальные условия для хранения бумаг, но стремиться к этому можно. Комната должна быть прохладной, сухой и не слишком светлой. Нельзя допускать, чтобы в ней проходили трубы и другие коммуникации, очень важно предусмотреть надежную защиту от пожара, кражи и грызунов.

Алгоритм действий

После проведения подготовительных работ, можно приступать к созданию самого архива. Нужно придерживаться следующего плана:

• собрать все имеющиеся в офисе документы и приступить к анализу;
• оценить их ценность и важность, а также сроки хранения, на этом этапе обычно выясняется, что от ряда бумаг уже давно можно избавляться, а некоторые и не нужно было хранить, в то же время нередко обнаруживается, что какие-то документы придется восстанавливать;
• поэтому следующий этап – восстановление необходимого и конфиденциальное уничтожение ненужного;
• затем нужно приступить к сортировке – распределить бумаги по группам (как правило, по тематике и срокам хранения);
• параллельно с этим требуется составлять опись, делать каталог, кроме того, рекомендуется создавать электронный архив, то есть сканировать документы, это позволить снизить количество потребляемой бумаги, так как вы сможете частично перевести компанию на электронный документооборот, а также повысить срок службы оригиналов;
• последний этап – размещение содержимого в папки и шкафы.

По окончании работ очень важно продолжать вести архив при поступлении новых документов.