Новости

30 золотых правил тайм-менеджмента

Time Management – совокупность приемов и практических методов, направленных на оптимизацию времени. Главная цель этой системы – создание условий для повышения продуктивности в разных сферах деятельности.

Применение принципов тайм-менеджмента позволяет использовать время как ресурс для реализации целей. Освоить эти навыки не трудно, если стремиться к улучшениям. В данном материале мы рассмотрим главные правила тайм-менеджмента и определим, как использовать их на практике.

Чем вредит отсутствие тайм-менеджмента

Нехватка времени – знакомое явление, которое может негативно отразиться не только на результатах профессиональной деятельности, но и повлиять на качество жизни в целом. Доказано, что если человек постоянно спешит – он испытывает стресс.

Когда повседневных задач слишком много, трудно определить приоритетные направления и сконцентрироваться на решении проблем. Некоторые стараются сделать несколько дел одновременно, а другие стремятся действовать поэтапно.

Причина стресса на фоне спешки связана с тем, что мозг устает при обработке большого объема информации. Человек умеет концентрировать внимание не более чем на 9 задачах. Если их больше, выделяются гормоны, негативно влияющие на логическое мышление. Когда человек сталкивается с большим количеством дел в сжатые сроки, он быстро устает, испытывает слабость, раздражение и чувство тревоги.

В таком состоянии невозможно работать продуктивно. Некоторые компенсируют нарушение переработка, но, это прямой путь к развитию трудоголизма. Такое состояние можно уверенно назвать болезнью, так как оно провоцирует целый ряд пагубных последствий.

Что такое тайм-менеджмент и как он помогает

Управление временем – дословный период понятия Time Management. Это совокупность методик, обеспечивающих эффективную организацию времени. Технология направлена на грамотное планирование, распределение и расстановку приоритетов. Главная цель тайм-менеджмента – создание условий, в которых человек будет успевать больше за меньшее количество времени.

Вероятно Вы замечали, что если рабочий день не распланирован должным образом, то сконцентрироваться на поставленной задаче не удается. Внимание переключается с одного дела на другое. Так к концу дня поставленные цели остаются нереализованными.

Для наглядности рассмотрим популярный пример с двумя школьниками. Первый ученик после занятий тратит много времени на выполнение домашних заданий из-за того что отвлекается на игры. Второй школьник концентрирует свое внимание на уроках, делает их максимально быстро и затем может отдыхать. Очевидно, что второй ученик поступает правильно, стремясь эффективно распределять время, выполняя первоочередные задачи и сохраняя время на вторичные.

Ключевыми компонентами тайм-менеджмента являются:

определение первоочередных целей и задач;
четкое планирование рабочего графика;
организация полноценного досуга в свободное время;
грамотное использование имеющихся ресурсов;
передача отдельных поручений;
контроль времени, потраченного на реализацию отдельных этапов;
составление планов, списков дел, алгоритмов;
оценка эффективности потраченного времени.

Тайм-менеджмент позволяет распределить повседневную нагрузку так, чтобы человек расходовал меньше времени. Так он сможет контролировать собственные ресурсы, добиваться новых результатов и при этом не столкнется с физическим или психоэмоциональным истощением.

Эффективен ли тайм-менеджмент: 10 популярных заблуждений

Многие сомневаются в возможностях эффективной организации и управления временем. Отчасти это связано с неправильным представлением об этих процессах. Поэтому далее мы рассмотрим и опровергнем 10 самых распространенных заблуждений о тайм-менеджменте.

1. Управлять временем невозможно

Изменить ход времени нельзя. Тайм-менеджмент не влияет на законы физики, но помогает управлять собой, принимать правильные решения и действовать рационально.

2. Приемы тайм-менеджмента не помогают

К такому выводу приходят те, кто попробовал одну из методик и не достиг результата. На деле time-management включает большое количество приемов, которые следует применять в комплексе.

3. Чтобы тайм-менеджмент работал, нужно много работать

Не нужно стремиться сделать как можно больше. Необходимо научиться выделять приоритетные задачи и концентрироваться на их выполнении. Тогда можно добиться повышения продуктивности.

4. Time-management и творчество – взаимоисключающие понятия

Организация времени не связана с характером деятельности. Суть в том, чтобы сконцентрироваться на первоочередных задачах, не отвлекаясь на сторонние факторы. Поэтому тайм-менеджмент и творчество не исключают друг друга.

5. В России тайм-менеджмент не востребован

Это ошибочное мнение. В России приемами time-management пользуются довольно давно. В других странах он появился раньше, а потом успел приобрести большую популярность.

6. Time-management полезен только при отсутствии пунктуальности

Способность оптимизировать время полезно всем. Тайм-менеджмент напрямую связан с планированием, реализацией поставленных целей. Это никак не касается того, является ли человек пунктуальным.

7. Избавиться от прокрастинации невозможно

Склонность откладывать дела – это чисто психологическое явление. Эту особенность поведения можно скорректировать. Поможет не только тайм-менеджмент, но и правильная мотивация.

8. Тайм-менеджмент определяет успех

Организация времени – это только один из факторов успеха. Для достижения поставленных целей также очень важно грамотно расставлять приоритеты и принимать правильные решения.

9. Тайм-менеджмент универсален

Техники time-management не универсальны. Для управления временем используют многочисленные приемы. Одним подходят определенные методы менеджмента, другим они не приносят должного результата. Важно найти подходящие варианты с учетом индивидуальных особенностей.

10. Тайм-менеджмент позволяет сэкономить время

Применяя методики управления, времени не станет больше. Однако тайм-менеджмент поможет рационально распределить нагрузку и успевать больше.

Базовые принципы тайм-менеджмента: 18 правил управления временем

Приемов тайм-менеджмента очень много. Рассмотрим ключевые принципы и методики, которые помогут оптимизировать время и увеличить продуктивность.

1. Ежедневный список дел

Заранее продумывайте перечень задач, которые Вам предстоит выполнить. Желательно фиксировать его в письменном виде, чтобы лучше запомнить. Идеальный вариант – расписание по часам. Для этого используйте ежедневник или специальное приложение на смартфоне.

2. Декомпозиция задач

Суть этого процесса заключается в делении больших задач на несколько мелких. Тогда у Вас будет четкий, последовательный план действий. Это актуально как для профессиональных целей, так и для бытовых задач.

3. Расстановка приоритетов

Составляя список дел, на первое место ставьте самые важные или трудоемкие. На них будет затрачено больше ресурсов. Тогда Вы успеете решить не только первоочередные, но и второстепенные задачи.

4. Исключение отвлекающих факторов

При выполнении первоочередных задач нельзя отвлекаться на посторонние дела. Стоит обеспечить максимально комфортную обстановку, в которой Вас не будут беспокоить окружающие. Не отвлекайтесь на звонки, чтение сообщений, разговоры, если это не связано с выполнением поставленной задачи.

5. Корректная постановка целей

Любую цель нужно формулировать четко, конкретно и своевременно. Формулировку «Я хочу повышения» нельзя назвать корректной, ведь в ней нет никакой конкретики. Правильнее говорить «Я хочу получить повышение в ближайшие 6 месяцев, выполнив проект и повысив квалификацию». Грамотно формулируя цели, Вы сможете достичь желаемого в поставленный срок.

6. Контролируемое повышение нагрузок

Стремитесь ставить больше задач или сокращайте сроки их выполнения. Тогда Вы будете успевать больше. Если цель поставлена корректно, то Вы сможете реализовать ее быстрее, чем казалось сначала. Это связано с подсознательным стремлением приложить максимум усилий для достижения цели.

7. Запасное время

Соблюдение строгих временных рамок – один из основополагающих принципов тайм-менеджмента. Однако могут случиться незапланированные ситуации. Чтобы предотвратить трудности из-за непредвиденных событий, оставляйте время про запас, работая над решением крупных задач.

8. Стремление к большим достижениям

Если Вы работаете над мелкими повседневными задачами, не забывайте о первоочередных целях. Анализируйте текущую деятельность и определите, как она способствует достижению желаемого результата. Если решаемая задача никак не помогает на пути реализации главной цели – ее нужно скорректировать.

9. Передача поручений

Если Вы занимаетесь бизнесом и нанимаете сотрудников, учитесь грамотно делегировать задачи. Вам необязательно все делать самостоятельно. Большинство текущих рабочих моментов можно поручить подчиненным. Задача руководителя – следить за глобальными процессами: проектами, стратегиями развития, долгосрочными планами, поиском возможностей для расширения.

10. Отказ от ненужного

Иногда нужно говорить «Нет». Если Вы понимаете, что задача бесполезна, нерентабельна или нецелесообразна, от нее следует отказаться. Это поможет сосредоточиться на то, что действительно полезно и важно, направить ресурсы в нужном направлении.

11. Полноценный отдых

Пренебрегать отдыхом нельзя, особенно при работе над крупными, трудоемкими проектами. Невозможно все время оставаться в строю и функционировать на пределе возможностей. Это быстро приводит к истощению, выгоранию и снижению работоспособности.

Не следует забывать о хобби, развлечениях, встречах с друзьями, личной жизни. Это поможет отвлечься от профессиональной деятельности, восстановить внутренние ресурсы и положительно влияет на продуктивность.

12. Соблюдение биоритмов

Если Вы привыкли просыпаться поздно, не нужно вставать раньше, чтобы больше успеть. Продуктивность от этого не увеличится, так как организм не привык функционировать в таком режиме. Старайтесь подстраивать свой график так, чтобы привычный биоритм не нарушался.

13. Принудительный старт

Если Вы не хотите решать определенную задачу, попробуйте посвятить ей минимум времени. 15-20 минут достаточно, чтобы влиться в процесс. У Вас появится ощущение контроля, желание продолжать, что приведет к успешному выполнению поставленной задачи.

14. Приоритет на мелких задачах

В некоторых видах деятельности такой подход очень эффективен. К примеру, утром Вы занимаетесь мелкими повседневными делами, чтобы позже сосредоточить все усилия на решении более важных задач. Так Вы не будете отвлекаться на мелочи и сможете лучше сконцентрироваться.

15. Автоматический фокус

Запишите все дела, которые планируете выполнить. Далее перечитайте список и выберите пункт, который хотите осуществить в первую очередь. Если Вы сможете выполнить задачу сегодня же – вычеркивайте дело, а если нет – перемещайте вниз списка.

16. Техники фиксированного времени

Такие методики предусматривают работу по таймеру. Один из самых популярных вариантов – техника «Помодоро». Засекайте отрезок в 30 минут, из которых 25 уделяйте работе, а 5 — другим делам. Через 2 часа можно отвлечься на 30 минут, и затем повторить подход.

Еще одна популярный прием – техника «90/30». Уделяйте работе 90 минут, а оставшиеся 30 посвятите отдыху или выполнению дел, не связанных с трудовой деятельностью.

17. Метод «Kanban»

Техника управления, для которой характерная визуализация работы над проектом в виде таблицы. В классическом варианте предусмотрено 3 столбца, в которые прописывают запланированные, реализуемые и выполненные задачи.

Количество и содержание столбцов может меняться в зависимости от специфики деятельности. Изначально все задачи находятся в первом столбце, но в дальнейшем перемещаются. В результате ы сможете наглядно увидеть прогресс и оценить эффективность работы.

18. Метод Эйзенхауэра

Метод предусматривает классификацию поставленных задач на 4 группы:

Приоритетные срочные – выполняются в первую очередь.
Приоритетные несрочные – ставятся в план без четких сроков выполнения.
Неважные срочные – передаются для исполнения подчиненным.
Неважные несрочные – удаляются из списка задач.

В целом, планирование времени – важный навык, который будет полезен абсолютно каждому. Соблюдение принципов тайм-менеджмента поможет освободить время, повысить продуктивность и достичь желаемых результатов без вредных последствий.

Eddu.pro — это инновационный каталог онлайн-курсов, который трансформирует обучение и карьерный рост, предлагая персонализированные учебные программы для каждого.